La plupart d’entre nous comprennent les bases de la gestion d’une réunion. Cependant, nous avons tous été obligés d’assister à des réunions à ne plus finir, dans lesquelles vous êtes envahi par des tonnes de diaporamas. Malheureusement, ces réunions sont bien trop fréquentes, et cela nous donne souvent l’impression qu’en général, ces réunions sur le lieu de travail sont impertinentes, voire une perte de temps.
Pourtant, si les réunions sont bien préparées, elles peuvent grandement contribuer à la productivité de l’entreprise. Que faire ? Voici 5 astuces super efficaces pour maintenir l’implication et l’engagement de tous les participants.
ASTUCE #1 – AYEZ UN OBJECTIF CLAIR.
Votre réunion ne peut être couronnée de succès que si vous avez un objectif précis et défini qui a été exposé à l’ensemble des participants dès le départ.
ASTUCE #2 – INVITEZ UNIQUEMENT LES MEMBRES CONCERNÉS PAR L’ORDRE DU JOUR
Plus il y a de personnes qui assistent à la réunion, plus elle risque l’improductivité. Une fois que vous avez un objectif précis pour votre réunion, n’exigez la présence que des personnes qui doivent absolument être présentes pour atteindre votre objectif.
ASTUCE #3 – N’OUBLIEZ JAMAIS QUE C’EST VOUS LE LEADER DE LA RÉUNION.
Il arrive parfois que certains participants aient besoin de s’exprimer, ce qui est très bien, mais cela peut mener à la frustration et au désengagement des autres personnes présentes. Si quelqu’un parle beaucoup plus que les autres, n’ayez pas peur d’intervenir et de fixer des limites. Remerciez la personne pour sa contribution et informez l’ensemble du groupe que vous avez besoin de la contribution tous.
ASTUCE #4 – RESPECTEZ L’HORAIRE ET L’ÉCHÉANCIER DES RÉUNIONS.
Personne n’aime les réunions qui se terminent à 14 h, alors que la fin était prévue pour midi. Si on vous reconnaît comme quelqu’un qui respecte l’horaire et l’échéancier, vos collègues seront plus chauds à l’idée d’y participer, sachant ainsi exactement l’heure du début et de la fin de la réunion.
ASTUCE #5 – TENEZ TOUJOURS VOS RÉUNIONS DANS UNE SALLE PROPICE À CRÉATIVITÉ
Lorsque vous organisez une réunion, vous ne devez pas vous contenter de prévoir des chaises, un projecteur et un tableau blanc. Vous devez créer l’environnement adéquat pour votre réunion. L’éclairage, le confort, les bruits de fond, la température et les équipements électroniques sont tous des facteurs à considérer.
En donnant une impression positive à vos invités, ils se sentiront inspirés en entrant dans la salle. Tous ces éléments contribuent à l’ambiance agréable de la salle de réunion et auront un effet positif sur le succès et l’efficacité de vos réunions.
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