Les bureaux flexibles gagnent en popularité depuis les dernières années. De plus, la pandémie a révolutionné la façon de travailler et a forcé les compagnies à s’adapter rapidement. Les travailleurs recherchent davantage des méthodes de travail flexibles pouvant leur offrir une meilleure conciliation travail-famille. D’ailleurs, un bon nombre de sondages récents démontrent que la majorité d’entre eux sont même prêts à diminuer leur salaire en échange de pouvoir faire du télétravail. En ce qui a trait aux employeurs, les bureaux flexibles pourraient être également une option de choix, car ils leur permettent de profiter des mêmes services, sinon plus, qu’un bureau traditionnel, mais à bien moindre coût. Alors, quels sont les éléments à considérer pour assurer une transition réussie vers les bureaux flexibles tout en se souciant du bien-être des employés et en préservant la performance de l’entreprise?
Avoir une vision
Un changement drastique peut provoquer un sentiment d’inquiétude de la part des employés. Donc, la première étape cruciale est d’identifier ce qu’on désire accomplir par une culture de travail flexible. Est-ce pour briser les silos départementaux et accroître la collaboration? Souhaitez-vous attirer de nouveaux talents? Est-ce pour mieux adapter aux besoins organisationnels? Peu importe les motifs, il est primordial d’établir des objectifs clairs et un plan qui vous permettra d’évaluer vos ressources existantes afin de bien vous enligner vers la transition d’une culture de travail flexible.
Impliquer les employés dans la transition
Même si l’intérêt pour un environnement de travail plus flexible est présent, ce concept peut être nouveau et perturbateur pour certains employés. Il est donc important de maintenir une communication transparente, de leur expliquer le concept et de leur impliquer tout au long du processus d’implantation. Il faut aussi rester attentif à leurs besoins particuliers. Leur collaboration leur permettra de s’approprier du changement au lieu de s’y soumettre.
Changer la culture de l’entreprise une étape à la fois
Changer la mentalité et les habitudes des employés est, certes, l’étape la plus difficile dans le processus de mise en œuvre des politiques de travail flexibles. La meilleure stratégie consiste à introduire les changements graduellement, soit une personne ou un service à la fois. Tout au long du processus, il est nécessaire de souligner les avantages de cette transition et d’éduquer le personnel sur les outils et la technologie appliqués. Également, il est impératif d’expliquer aux employés la manière de s’adapter et de les tenir informés des changements.
Créer des espaces de travail qui font du sens
Le concept du bureau flexible consiste essentiellement à modifier l’espace de travail en fonction des besoins des employées. Lors de la création d’une main-d’œuvre mobile, on doit tenir compte des besoins et du style de travail des employés. Certaines personnes travailleront davantage à distance, alors que d’autres auront besoin d’un espace collaboratif pour travailler en équipe. De plus, un système de réservation d’un poste de travail pourrait s’avérer utile dans un environnement de travail hybride, car cela évite que les employés perdent du temps à la recherche d’un bureau le matin.
Acquérir les bons outils et technologies
Une organisation qui ne dispose pas de bons outils et technologies freinera la transition vers une culture de travail flexible. Il faut donc songer à la manière dont le personnel s’adaptera à un environnement sans papier, organisera les réunions et partagera les fichiers. De plus, il faut s’assurer que les employés puissent accéder aux données de l’entreprise de façon sécuritaire pour pouvoir travailler n’importe où et sur n’importe quel appareil. Le personnel doit donc avoir accès à un réseau stable et sécure, à distance, pour ne pas compromettre la productivité et la sécurité de l’information de l’entreprise.
Les bureaux flexibles connaîtront une popularité incessante après la pandémie, alors que les compagnies continuent à explorer des méthodes de travail plus flexible. Ainsi, afin de bien réussir une transition vers les bureaux de travail flexible, il est important d’avoir une vision, de maintenir une communication transparente avec les employées, de progressivement changer la culture de l’entreprise, de bien définir les espaces de travail ainsi que de fournir les outils et technologies appropriés aux personnels. Finalement, un accompagnement adéquat tout au long du processus assurera la réussite du déploiement.
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