L’introduction du virus de la Covid-19 dans le pays pose un défi de taille à toutes les entreprises canadiennes, particulièrement les PME. Beaucoup d’entre elles ont revu leur pratique pour se lancer dans la vente en ligne. De jeunes entrepreneurs ont également saisi le confinement comme une opportunité pour partir en affaires, plus précisément dans le e-commerce.
Certes, les entrepreneurs doivent maîtriser leurs activités principales, mais ce n’est pas aussi simple. Composer avec les ressources limitées tout en gérant les divers éléments relatifs à l’exploitation de leur entreprise, comme la comptabilité, les finances, le marketing, les communications et autres, constitue une énorme source de stress chez les débutants. Il serait alors tentant de faire usage des services d’une secrétaire pour lui déléguer des tâches administratives, mais cet allégement de fardeau vient souvent avec un prix qui excède largement leurs moyens.
Pourtant, il existe depuis peu sur le marché une alternative abordable aux services offerts par les secrétaires : les services d’une réceptionniste à distance. Bien que les services d’une réceptionniste à distance soient entièrement personnalisés, ceux-ci impliquent, de manière générale, quatre volets : le service téléphonique, la prise de rendez-vous et le service à la clientèle et la gestion des courriels.
Le service téléphonique :
Votre réceptionniste assure une présence humaine et une disponibilité continue de votre entreprise, ce qui renforce la confiance des différents acteurs externes envers votre compagnie. À distance, elle se charge de prendre vos appels et de faire le renvoi au bon destinataire, le cas échéant.
La prise de rendez-vous :
Que vous offrez des services professionnels ou que vous vendez des biens en ligne, votre réceptionniste peut prendre des rendez-vous par téléphone, par courriel, par SMS, par fax ou par téléavertisseur, et gérer votre agenda en fonction de vos disponibilités.
Le service à la clientèle :
Votre réceptionniste à distance reflète l’image de votre entreprise, d’où l’importance d’un excellent service à la clientèle. Professionnelle et compétente, elle informe et répond poliment aux diverses questions des clients, en fonction des particularités de votre entreprise.
La gestion des courriels :
Un service téléphonique automatisé peut trier vos appels, mais il ne peut jamais se comparer aux services personnalisés et polyvalents d’une réceptionniste à distance. Au-delà de son service téléphonique, elle gère aussi vos courriels : elle répond aux demandes d’information, elle filtre les pourriels, elle achemine les courriels importants aux personnes concernées, etc. Elle assure aussi à ce que les courriels prioritaires seront traiter en premier.
Les services d’une réceptionniste à distance vous permettent sans aucun doute de reprendre votre souffle et de vous concentrer sur les activités principales de votre entreprise, en déléguant certaines tâches administratives. Ce qu’elle offre va pourtant au-delà de vos attentes, puisque l’impact de son aide a généralement des répercussions positives sur plusieurs sphères de l’entreprise. On peut citer, entre autres, le rehaussement de l’image corporative, le renforcement du lien client-entreprise, l’augmentation de la disponibilité de l’entreprise, l’amélioration de la logistique de l’entreprise, la diminution des dépenses superflues, etc. Tout ceci mène bien sûr à un meilleur rendement de l’entreprise.
Si vous désirez aussi vous donner un moment de répit bien mérité, Nuage B a ce qu’il vous faut. Contactez-nous pour obtenir de plus amples renseignements sur nos services de réceptionniste à distances ainsi que sur tous les services complémentaires pour les entrepreneurs.
