La prise de rendez-vous est un élément essentiel lorsque le service à la clientèle est au cœur de vos activités. Que vous soyez une clinique dentaire, une firme d’avocat ou une agence de marketing, la nature de votre travail nécessite des rencontres régulières et récurrentes avec vos clients. De ce fait, on peut comprendre que la prise de rendez-vous est un élément clé pour assurer le bon fonctionnement de vos opérations.
Le simple fait de « céduler » le rendez-vous avec le client ne suffit pas. En fait, il existe une panoplie de techniques qui encadrent les meilleures pratiques en matière de prise de rendez-vous, vous permettant ainsi de maximiser vos activités génératrices de revenus. En voici cinq.
1. Réservez les plages horaires de mi-journée en premier
Commencer la réservation d’une journée à partir des plages horaires de mi-journée est une pratique courante dans le monde de la prise de rendez-vous. Par exemple, si l’heure de dîner se situe entre 12h et 13h, on réserve d’abord la plage de 11h, suivi de celle de 13 h, de 10 h, de 14 h, et ainsi de suite. De cette manière, si votre journée n’est pas complètement saturée de rendez-vous, vous aurez du temps libre pour les réunions d’équipe ou même pour rester chez vous un peu plus longtemps.
De nombreuses cliniques utilisent ce processus pour minimiser les interruptions de la journée et maximiser les possibilités de revenus. Cette méthode contribue également à réduire les coûts d’exploitation en permettant aux propriétaires de programmer leur journée au maximum de leur capacité.
2. Implantez un système de rappel
Implanter un système de rappel de rendez-vous est primordial pour réduire les cas d’absences et d’annulation de dernière minute. Il existe, sur le marché, divers systèmes de confirmation automatisés, mais idéalement, une approche humaine est toujours plus appréciée par le client. Vous pouvez ainsi profiter de cette occasion pour rappeler le client de votre politique d’annulation.
3. Créez une liste d’attente
Dans le cas où vous avez parfois des annulations de dernière minute, la liste d’attente est un excellent moyen de satisfaire des clients avec des besoins plutôt urgents.
4. Analysez l’historique de vos rendez-vous
De manière régulière, prenez l’habitude d’analyser votre carnet de rendez-vous. Notez les journées où vous avez été en avance ou en retard. Y a-t-il eu des périodes de l’année où le nombre d’annulations a été plus élevé ? Cherchez les occasions où vous pouvez peut-être augmenter ou rationaliser la disponibilité de votre personnel. Une telle pratique vous permet de faire les ajustements nécessaires pour accroître l’efficacité de votre entreprise.
5. Retenez les services d’un vrai spécialiste en matière de prise de rendez-vous
La prise de rendez-vous est une tâche fastidieuse, mais extrêmement importante pour assurer le bon fonctionnement d’une entreprise. Parfois, il vaut mieux déléguer certaines tâches à de vrais professionnels pour vous concentrer sur d’autres activités génératrices de revenus. La prise de rendez-vous est l’une d’entre elles.
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