télétravail

8 astuces pour choisir le bureau virtuel idéal à Montréal. À l’ère numérique qu’est aujourd’hui, la possibilité de laisser les employés travailler à domicile constitue une incroyable liberté pour les entreprises et les professionnels modernes. En fait, cette liberté est telle que de nombreuses entreprises ne se donnent pas la peine de louer un bureau central, car même l’équipe de coordination de l’entreprise et la direction générale peuvent facilement faire du télétravail. Cependant, aussi agréable que soit la gestion d’une entreprise presque purement à distance, l’aspect juridique et structurel d’une entreprise nécessite toujours un emplacement physique et une adresse avec une boîte aux lettres par laquelle vos clients et vos partenaires d’affaires peuvent officiellement vous joindre. La bonne nouvelle, c’est que vous n’avez plus à purger dans votre budget limité pour la location de bureaux que vous utiliserez probablement à peine, grâce à l’existence pratique de bureaux virtuels à Montréal. Un bureau virtuel est un espace commercial que partagent plusieurs entreprises pour l’exploitation de leurs activités. L’accès à une adresse commerciale, à une réceptionniste virtuelle, et à des salles de conférence sont généralement des services affiliés à l’abonnement d’un bureau virtuel. Les agences de domiciliation montréalaises proposent généralement un éventail de services de soutien à leurs membres, et considérant que les besoins varient d’une entreprise à l’autre, les plans de bureaux virtuels varient énormément en fonction de vos attentes et de votre budget. La question reste donc la suivante : quel bureau virtuel devriez-vous choisir ? Afin de vous aider à choisir le bureau virtuel idéal pour votre entreprise, voici quelques conseils judicieux de la part de nos experts en domiciliation commerciale. Considérer les besoins de votre entreprise Avant même de vous plonger dans la recherche de toutes les agences de domiciliation dans votre région, il est important de bien identifier les besoins de votre entreprise. Travaillez-vous majoritairement de la maison ? Est-ce que votre entreprise permet le télétravail à ses employés ? Allez-vous engager des pigistes ? Avez-vous un budget limité ? Est-ce que vous rencontrez vos clients et/ou vos partenaires généralement sur rendez-vous ? Si vous avez répondu positivement à l’une de ces questions, il y a forte chance que le bureau virtuel soit une solution avantageuse pour vous. Un bureau virtuel est un ensemble de services comprenant une adresse professionnelle, le transfert de courrier, l’assistance en direct d’une réceptionniste, l’utilisation inclusive d’une salle de réunion, etc. Certains de ces services peuvent convenir à votre entreprise, alors que d’autres, moins. L’avantage des bureaux virtuels, c’est principalement leur flexibilité. Il est important que vous gardiez cela à l’esprit lorsque vous choisissez un plan de bureau virtuel, et que vous choisissiez les services dont votre entreprise a réellement besoin. Vous pouvez toujours ajouter d’autres services au fur et à mesure qu’un nouveau besoin se présente. Tout d’abord, déterminez les objectifs de votre entreprise et les outils nécessaires pour y parvenir. Par exemple, si vous souhaitez bâtir un réseau de clients fidèles pour votre entreprise, vous avez besoin d’outils qui visent un excellent service à la clientèle. Un service professionnel de réceptionniste est la solution pour y parvenir. Par ailleurs, si vous dirigez une entreprise qui prospère grâce à des réunions, des présentations et des formations en personne, vous aurez probablement besoin d’un endroit avec un aménagement professionnel pour accueillir vos clients et vos partenaires d’affaires. Recherchez, dans ce cas, un bureau virtuel avec un accès inclusif à des salles de réunion entièrement équipées et avec du personnel sur place. Rester fidèle à votre budget Maintenant que vous avez identifié les besoins de votre entreprise, il faut établir un budget. Ceci est particulièrement important pour les PMEs et les startups, car ils ont généralement des ressources limitées. En règle générale, ces bureaux sont abordables. Assurez-vous qu’un maximum de services est inclus dans votre forfait. Prenez en considération les points suivants: le coût total, ce qui est inclus dans le forfait et la crédibilité du fournisseur en question. Puisqu’il s’agit d’un milieu compétitif, les prix restent également compétitifs. En fait, l’idée ici est de choisir les services virtuels adaptés à votre entreprise. Il peut être tentant de choisir l’option la moins chère, soit l’option de base, mais l’ajout de services à l’unité peut faire rapidement grimper la facture. Par exemple, certains centres de domiciliation à Montréal proposent un service de boîte aux lettres privée à un prix de base. Pour chaque courrier que vous souhaitez suivre, ouvrir ou réexpédier, des frais de traitement et d’affranchissement s’appliquent. Cela signifie que si vous recevez beaucoup de courrier chaque mois, ce service peut vous revenir plus cher que si vous avez opté au départ pour un forfait à prix fixe. Puisque les bureaux virtuels ont généralement des niveaux de tarification différents, assurez-vous de vérifier les divers services compris pour chaque niveau. Choisir le bon emplacement L’emplacement est un facteur prédominant dans le choix d’un bureau virtuel. Les bureaux virtuels situés loin des métropoles sont généralement plus abordables, alors que ceux ayant qui se trouvent dans des endroits achalandés et facilement accessibles sont parfois beaucoup plus dispendieux. Il est donc parfois tentant de prioriser le prix, en supposant que l’emplacement a peu d’importance lorsqu’on travaille à distance. Erreur ! L’adresse commerciale contribue à l’image professionnelle de votre entreprise. En fait, l’un des principaux avantages d’un bureau virtuel est l’adresse de l’entreprise. En fait, elle devient bien plus qu’une adresse postale : c’est le siège social de votre entreprise. L’adresse se trouve donc partout sur vos cartes de visite, sur votre site web, sur vos médias sociaux, etc. Dans ce cas, doit-on choisir l’endroit le plus prestigieux de toute la ville ? Pas tout à fait. L’emplacement doit, en fait, refléter vraiment votre marque. Par exemple, si votre bassin de clientèle est large, ce serait intéressant de considérer un bureau dans le quartier Saint-Henri, un endroit particulièrement convoité par les jeunes familles, les professionnels et les entrepreneurs en raison de son accessibilité. Les bonnes questions à se poser sont plutôt les suivantes : les clients peuvent-ils le trouver assez facilement ? Y a-t-il un