bureau virtuel

Quels facteurs devez-vous considérer si vous songez à un bureau virtuel ?

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La pandémie a apporté de nombreux défis au courant de la dernière année. En raison du confinement, la majorité des employés sont obligés de travailler à domicile. Bien que le monde du travail ait changé, les besoins des entreprises restent les mêmes. En conséquence, les entreprises ont été forcées à faire des ajustements afin de s’adapter rapidement à la situation. C’est la raison pour laquelle de nombreuses compagnies songent aux services de bureaux virtuels. Cette option a pour avantage de faciliter la logistique avec les clients, car une adresse de bureau virtuel et un service téléphonique en permanence sont disponibles. Voici quelques facteurs importants à considérer lors du choix d’un fournisseur de bureaux virtuels. Établir les besoins de votre entreprise versus les services inclus Avant de choisir un fournisseur de bureaux virtuels, dressez une liste complète de tous les services et les commodités dont vous avez besoin pour accomplir votre travail. Par la suite, recherchez les fournisseurs qui offrent ces nécessités dans le cadre d’un forfait. En plus d’une adresse commerciale, les bureaux virtuels vous offrent généralement des outils et des ressources uniques dont vous avez besoin pour gérer votre entreprise à distance, comme l’accès à des services de location de boîtes aux lettres, de réponse téléphonique et d’assistance informatique. De plus, il y a aussi la possibilité d’accéder à des salles de réunion privées et de formation entièrement équipées avec des capacités de téléconférence et de vidéoconférence. Si nécessaire, vous pouvez également louer occasionnellement un espace de bureau physique. Considérer l’emplacement du bureau virtuel Un bon nombre d’études ont conclu que le travail à distance se poursuivra dans le futur, après la pandémie. Donc, il est particulièrement important de s’assurer que l’emplacement de votre bureau virtuel se retrouve dans une zone qui reflète votre type d’entreprise pour une solution à long terme, puisque l’adresse qui apparaît sur vos cartes professionnelles et sur votre site Web est celle de votre bureau virtuel. De plus, vous et vos collègues auriez peut-être le besoin de vous présenter physiquement au bureau de temps à autre, alors assurez-vous de choisir un emplacement facilement accessible pour toute l’équipe. Notez que différents types d’entreprises peuvent partager la même adresse lorsqu’elles ont recours au même fournisseur. Pour protéger la réputation de votre entreprise, il est toujours judicieux de connaitre davantage les secteurs d’activités dans lesquels œuvrent vos futurs voisins virtuels ! Rechercher un fournisseur de bureaux virtuels réputé et flexible Il est important d’effectuer un peu de recherche afin de s’assurer que le fournisseur de bureaux virtuels soit réputé, détenteur d’un permis valable et légalement autorisé à vous fournir ses services. En raison de l’instabilité de la situation actuelle, il serait juste sage de considérer des fournisseurs qui offrent des forfaits flexibles et sur mesure. Les bureaux virtuels, la solution de l’avenir ! Compte tenu du ralentissement économique important, de plus en plus d’entreprises ont été obligées à se demander si la location d’un bureau virtuel est une solution appropriée pour elles. D’ailleurs, les statistiques sont nombreuses à confirmer que les bureaux traditionnels se feront remplacer par les bureaux virtuels dans un avenir pas trop lointain. Ceci ne devrait surprendre personne compte tenu des multiples avantages que ces derniers offrent, dont une économie de temps et d’argent. Nuage B est une adresse prestigieuse vous offrant des bureaux virtuels à Montréal avec des services hors pair dans un quartier branché et à proximité de tout ! De plus, vous pouvez choisir parmi nos forfaits populaires ou en créer un sur mesure. Contactez-nous dès aujourd’hui pour obtenir votre forfait personnalisé et sans obligation !

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Comment choisir le meilleur emplacement d’un bureau virtuel?

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Avant de commencer à présenter des astuces de préférences d’un bureau virtuel, il est essentiel de se mettre en tête que le bureau virtuel est tout d’abord la fabrication d’une image professionnelle que vous voulez projeter aux autres, dont à votre clientèle cible. Pour des raisons personnelles ou professionnelles, vous voulez exister à une adresse à laquelle il sera possible de vous trouver ou de vous contacter. Par conséquent, il est de votre devoir de gérer votre image et les communications auprès de vos client(e)s.  C’est pour cela que nous verrons les meilleures manières de situer votre bureau virtuel. Proximité géographique Pour bien paraître devant votre clientèle, et similairement à un bureau physique, il est nécessaire que votre adresse virtuelle soit proche d’elle ou locale, du moins, virtuellement. Étant près de celle-ci, vous bâtirez une image plus accessible et fiable. Autrement dit, un ou une cliente préfère contacter une entreprise locale qu’une qui se trouverait à l’extérieur de leur région. Loin des yeux, loin du cœur ! Si nous le voulons, la distance joue un rôle important dans l’intérêt de vos clients à l’égard de votre entreprise. De votre côté, et naturellement vous préféreriez être près de vos client(e)s pour des raisons techniques et de temps. Par exemple, si nous parlons de fiabilité des services, si vous offrez des services de plomberie, qui sont souvent urgents, rassurez vos futurs clients en leur montrant que vous êtes en mesure de réparer leur fuite de la salle de bain dans les heures qui suivront leur appel. D’ailleurs, en tant que client ou cliente, demanderiez-vous des services de traiteur d’un autre pays ou bien d’un endroit près de chez vous ? Vous avez la réponse, consommez local et de manière intelligente ! Transparence et bon voisinage Nous entendons souvent que l’entourage joue un rôle important sur l’image que vous projetez. Comme pour un bureau physique, une personne qui voudrait offrir ses services juridiques, de manière transparente, devrait posséder un bureau virtuel à l’intérieur d’un immeuble reconnu pour offrir des services en lien, dont droits criminels, notariat, psychologie, etc. Cela semblerait bien plus professionnel qu’un bureau d’avocat se trouvant à l’intérieur d’un immeuble dans lequel se trouverait un salon de coiffure ou une animalerie. C’est une question de transparence ! De plus, le voisinage peut aussi influencer l’image de votre bureau virtuel. Si un ou une cliente voudrait vous rencontrer sur place, soit au bureau virtuel, il serait brillant de situer votre bureau virtuel près d’un bureau de renommée ou bien un bureau qui offrirait des services aussi « sérieux » que les vôtres. Similairement à ce qui a été mentionné plus tôt, si vous possédez un bureau virtuel afin d’offrir des services postaux, il serait intéressant de se trouver près d’une entreprise de communication ou de production de papier. Imaginez si un ou une client(e) se présente à votre bureau de comptabilité, situé à côté d’un centre d’aide pour itinérants : ne le faites pas ! Même si votre bureau est virtuel, cela ne veut pas dire que vous pouvez négliger votre image, le premier élément perçu par votre clientèle.   Un bureau virtuel vous tente ? Contactez Nuage B pour en savoir plus !

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bureau virtuel à montréal

Un bureau virtuel à Montréal, comment choisir le vôtre?

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8 astuces pour choisir le bureau virtuel idéal à Montréal. À l’ère numérique qu’est aujourd’hui, la possibilité de laisser les employés travailler à domicile constitue une incroyable liberté pour les entreprises et les professionnels modernes. En fait, cette liberté est telle que de nombreuses entreprises ne se donnent pas la peine de louer un bureau central, car même l’équipe de coordination de l’entreprise et la direction générale peuvent facilement faire du télétravail. Cependant, aussi agréable que soit la gestion d’une entreprise presque purement à distance, l’aspect juridique et structurel d’une entreprise nécessite toujours un emplacement physique et une adresse avec une boîte aux lettres par laquelle vos clients et vos partenaires d’affaires peuvent officiellement vous joindre. La bonne nouvelle, c’est que vous n’avez plus à purger dans votre budget limité pour la location de bureaux que vous utiliserez probablement à peine, grâce à l’existence pratique de bureaux virtuels à Montréal. Un bureau virtuel est un espace commercial que partagent plusieurs entreprises pour l’exploitation de leurs activités. L’accès à une adresse commerciale, à une réceptionniste virtuelle, et à des salles de conférence sont généralement des services affiliés à l’abonnement d’un bureau virtuel. Les agences de domiciliation montréalaises proposent généralement un éventail de services de soutien à leurs membres, et considérant que les besoins varient d’une entreprise à l’autre, les plans de bureaux virtuels varient énormément en fonction de vos attentes et de votre budget. La question reste donc la suivante : quel bureau virtuel devriez-vous choisir ? Afin de vous aider à choisir le bureau virtuel idéal pour votre entreprise, voici quelques conseils judicieux de la part de nos experts en domiciliation commerciale. Considérer les besoins de votre entreprise Avant même de vous plonger dans la recherche de toutes les agences de domiciliation dans votre région, il est important de bien identifier les besoins de votre entreprise. Travaillez-vous majoritairement de la maison ? Est-ce que votre entreprise permet le télétravail à ses employés ? Allez-vous engager des pigistes ? Avez-vous un budget limité ? Est-ce que vous rencontrez vos clients et/ou vos partenaires généralement sur rendez-vous ? Si vous avez répondu positivement à l’une de ces questions, il y a forte chance que le bureau virtuel soit une solution avantageuse pour vous. Un bureau virtuel est un ensemble de services comprenant une adresse professionnelle, le transfert de courrier, l’assistance en direct d’une réceptionniste, l’utilisation inclusive d’une salle de réunion, etc. Certains de ces services peuvent convenir à votre entreprise, alors que d’autres, moins. L’avantage des bureaux virtuels, c’est principalement leur flexibilité. Il est important que vous gardiez cela à l’esprit lorsque vous choisissez un plan de bureau virtuel, et que vous choisissiez les services dont votre entreprise a réellement besoin. Vous pouvez toujours ajouter d’autres services au fur et à mesure qu’un nouveau besoin se présente. Tout d’abord, déterminez les objectifs de votre entreprise et les outils nécessaires pour y parvenir. Par exemple, si vous souhaitez bâtir un réseau de clients fidèles pour votre entreprise, vous avez besoin d’outils qui visent un excellent service à la clientèle. Un service professionnel de réceptionniste est la solution pour y parvenir. Par ailleurs, si vous dirigez une entreprise qui prospère grâce à des réunions, des présentations et des formations en personne, vous aurez probablement besoin d’un endroit avec un aménagement professionnel pour accueillir vos clients et vos partenaires d’affaires. Recherchez, dans ce cas, un bureau virtuel avec un accès inclusif à des salles de réunion entièrement équipées et avec du personnel sur place. Rester fidèle à votre budget Maintenant que vous avez identifié les besoins de votre entreprise, il faut établir un budget. Ceci est particulièrement important pour les PMEs et les startups, car ils ont généralement des ressources limitées. En règle générale, ces bureaux sont abordables. Assurez-vous qu’un maximum de services est inclus dans votre forfait. Prenez en considération les points suivants: le coût total, ce qui est inclus dans le forfait et la crédibilité du fournisseur en question. Puisqu’il s’agit d’un milieu compétitif, les prix restent également compétitifs. En fait, l’idée ici est de choisir les services virtuels adaptés à votre entreprise. Il peut être tentant de choisir l’option la moins chère, soit l’option de base, mais l’ajout de services à l’unité peut faire rapidement grimper la facture. Par exemple, certains centres de domiciliation à Montréal proposent un service de boîte aux lettres privée à un prix de base. Pour chaque courrier que vous souhaitez suivre, ouvrir ou réexpédier, des frais de traitement et d’affranchissement s’appliquent. Cela signifie que si vous recevez beaucoup de courrier chaque mois, ce service peut vous revenir plus cher que si vous avez opté au départ pour un forfait à prix fixe. Puisque les bureaux virtuels ont généralement des niveaux de tarification différents, assurez-vous de vérifier les divers services compris pour chaque niveau. Choisir le bon emplacement L’emplacement est un facteur prédominant dans le choix d’un bureau virtuel. Les bureaux virtuels situés loin des métropoles sont généralement plus abordables, alors que ceux ayant qui se trouvent dans des endroits achalandés et facilement accessibles sont parfois beaucoup plus dispendieux. Il est donc parfois tentant de prioriser le prix, en supposant que l’emplacement a peu d’importance lorsqu’on travaille à distance. Erreur ! L’adresse commerciale contribue à l’image professionnelle de votre entreprise. En fait, l’un des principaux avantages d’un bureau virtuel est l’adresse de l’entreprise. En fait, elle devient bien plus qu’une adresse postale : c’est le siège social de votre entreprise. L’adresse se trouve donc partout sur vos cartes de visite, sur votre site web, sur vos médias sociaux, etc. Dans ce cas, doit-on choisir l’endroit le plus prestigieux de toute la ville ? Pas tout à fait. L’emplacement doit, en fait, refléter vraiment votre marque. Par exemple, si votre bassin de clientèle est large, ce serait intéressant de considérer un bureau dans le quartier Saint-Henri, un endroit particulièrement convoité par les jeunes familles, les professionnels et les entrepreneurs en raison de son accessibilité. Les bonnes questions à se poser sont plutôt les suivantes : les clients peuvent-ils le trouver assez facilement ? Y a-t-il un

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Boîte postale: Vous avez du courrier! Et un colis?

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1.       Qu’est-ce qu’une boîte postale ? Aussi connue sous le nom de casier à lettres, la boîte postale est un petit casier destiné à recevoir du courrier. Moyennant d’une modique somme payable à tous les mois, il est possible à toute personne morale ou physique de s’en procurer une auprès du bureau de poste local. Le titulaire de la boîte postale sera tenu d’aller récupérer régulièrement son courrier dans son casier, à l’intérieur des heures d’ouverture du bureau de poste. Les boîtes postales permettent aux détenteurs de réceptionner et d’entreposer temporairement des lettres en toute sécurité. Toutefois, contrairement au service de réception de courriers, les boîtes postales ne permettent pas la réception de colis. 2.       Qui a besoin d’une boîte postale ? Les boîtes postales sont particulièrement pratiques pour les individus qui comptent s’absenter pour une longue période de temps, alors qu’ils ont de la correspondance régulière. Ce service est également pertinent pour les professionnels qui n’ont pas accès à un service de réception de courriers, comme celui offert par Nuage B ou toute autre compagnie de domiciliation. 3.       Comment louer une boîte postale ? Il suffit de se présenter à votre bureau de poste local pour louer une boîte postale avec deux pièces d’identité, comme un acte de naissance, un passeport, un permis de conduire, une carte d’assurance maladie, etc. Si la demande est pour une entreprise, il faudra apporter une preuve légitime de l’organisation comme le certificat de constitution ou l’inscription au registre du commerce ainsi que d’une preuve d’autorité à agir au nom de l’entreprise. 4.       Les limites de la boîte postale La durée de l’abonnement n’est pas flexible, il n’y a que des forfaits pour une période de 3, 6 et 12 mois. L’usage de la boîte postale est strictement réservé à la réception de lettres expédiées par un service approuvé par Poste Canada. Aucun colis ne peut y être déposé. Il est interdit de l’utiliser comme compartiment d’entreposage. Son emploi n’est pas transférable à un autre détenteur que le locataire initial. De plus, ce service n’est pas reconnu d’un point de vue légal, alors les entrepreneurs ne pourront pas utiliser une case postale comme adresse administrative. 5.       Boîte postale ou service de gestion du courrier ? Les particuliers trouveront les boîtes postales bien utiles, surtout ceux qui voyagent beaucoup et ceux qui n’ont pas temporairement un domicile fixe, par exemple. Quant aux entreprises, il est préférable pour elles de recourir à une agence de domiciliation d’entreprise offrant un service de réception comme Nuage B pour les trois bonnes raisons suivantes. Premièrement, les boîtes postales ne peuvent servir d’adresse de domiciliation pour votre entreprise. En raison de cela, tous les échanges commerciaux et les documents officiels (administratives, juridiques et légales) ne peuvent être acheminés à cette adresse. La plupart des entreprises de domiciliation offrent un service de gestion des courriers et des colis. Les forfaits sont généralement très flexibles et abordables. Deuxièmement, aucun colis ne peut être livré à une boîte postale. Cela signifie que vos fournisseurs devront jongler avec deux adresses s’ils ont à vous envoyer des échantillons, par exemple. Une telle pratique est malcommode, en plus de nuire à votre image corporative. Troisièmement, il n’est pas possible de choisir la localisation de votre boîte postale, alors que les entreprises de domicilier sont généralement situées dans des localités privilégiées. Avoir une adresse corporative dans un emplacement prestigieux offre certainement une image professionnelle et luxueuse à votre nouvelle entreprise. Bien que les boîtes postales soient pratiques pour certains, elles ne conviennent pas à tous. Si vous êtes une entreprise ou un travailleur autonome qui cherche un service de gestion de courriers, pensez contacter Nuage B, il saura répondre à vos besoins, garanti !

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Bureau virtuel pour vous et moi

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Ces personnes qui ont décidé de briser la routine en s’installant à l’extérieur de leur bureau pour travailler, ceux qu’on surnomme les « nomades », sont nombreuses au Canada. Ce phénomène explique donc la popularité grandissante des bureaux virtuels. Envieux de cette flexibilité, plusieurs sont prêts à troquer leur bureau pour travailler dans le lieu de leur choix. Ces personnes ne comprennent pas uniquement les travailleurs autonomes, de plus en plus de gestionnaires et d’entrepreneurs décident de faire le saut. Les travailleurs autonomes Les travailleurs autonomes sont tous d’accord là-dessus : ils aiment la liberté de pouvoir travailler là où on veut, mais quand vient le temps de rencontrer des clients ou des partenaires d’affaire, cela devient un gros casse-tête. Un endroit accueillant et surtout à l’allure professionnelle est de mise.  Contrairement aux cafés qui sont bruyants et laissent peu de place à la confidentialité, les bureaux virtuels leur permettent donc d’afficher une allure corporative et de profiter des services qui répondent à leurs problématiques administratives et relationnelles (ex. : service de réception), tout en réduisant les coûts relatifs à la location de bureaux. Les gestionnaires Les gestionnaires passent parfois de longues heures à travailler, alors une structure qui leur permet de segmenter la vie privée de la vie professionnelle est importante. Ce qui leur importe encore plus, c’est la notion des dépenses, car un bureau privé à des endroits stratégiques peut parfois 2 000$ par mois, alors que le service de bureaux virtuels permet de réduire considérablement la facture. À une fraction du prix, les gestionnaires peuvent conserver leur image corporative grâce à une adresse d’affaires, tout en profitant des divers services offerts comme les salles de conférences stratégiquement aménagées pour donner une bonne première impression aux clients potentiels. Les entrepreneurs Grâce à la malléabilité du coût et des services offerts, le bureau virtuel donne aux entrepreneurs, particulièrement aux jeunes entrepreneurs qui viennent de se lancer en affaire et aux PMEs, de choisir un forfait en fonction de leur budget et de leurs besoins. La gestion financière est souvent une tâche stressante pour les entrepreneurs, alors une telle flexibilité permet à ceux-ci de se concentrer sur la croissance de leur entreprise. Par ailleurs, le bureau virtuel est un excellent service pour les entrepreneurs qui désirent agrandir son réseau de contacts grâce aux diverses activités proposées par les centres de bureaux virtuels, un avantage significatif à tous ceux qui recherchent de nouveaux clients ou de partenaire d’affaires. Les entreprises internationales y trouvent également sa raison d’être, car une adresse d’affaire canadienne est un excellent moyen de gagner une certaine crédibilité auprès de sa clientèle locale. Les bureaux virtuels demeurent donc le moyen le plus efficace pour les grandes compagnies étrangères d’avoir accès à un plus grand bassin de clients et d’obtenir les outils nécessaires pour s’établir au sein du marché canadien.

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