8 astuces pour choisir le bureau virtuel idéal à Montréal.
À l’ère numérique qu’est aujourd’hui, la possibilité de laisser les employés travailler à domicile constitue une incroyable liberté pour les entreprises et les professionnels modernes. En fait, cette liberté est telle que de nombreuses entreprises ne se donnent pas la peine de louer un bureau central, car même l’équipe de coordination de l’entreprise et la direction générale peuvent facilement faire du télétravail.
Cependant, aussi agréable que soit la gestion d’une entreprise presque purement à distance, l’aspect juridique et structurel d’une entreprise nécessite toujours un emplacement physique et une adresse avec une boîte aux lettres par laquelle vos clients et vos partenaires d’affaires peuvent officiellement vous joindre.
La bonne nouvelle, c’est que vous n’avez plus à purger dans votre budget limité pour la location de bureaux que vous utiliserez probablement à peine, grâce à l’existence pratique de bureaux virtuels à Montréal.
Un bureau virtuel est un espace commercial que partagent plusieurs entreprises pour l’exploitation de leurs activités. L’accès à une adresse commerciale, à une réceptionniste virtuelle, et à des salles de conférence sont généralement des services affiliés à l’abonnement d’un bureau virtuel.
Les agences de domiciliation montréalaises proposent généralement un éventail de services de soutien à leurs membres, et considérant que les besoins varient d’une entreprise à l’autre, les plans de bureaux virtuels varient énormément en fonction de vos attentes et de votre budget.
La question reste donc la suivante : quel bureau virtuel devriez-vous choisir ? Afin de vous aider à choisir le bureau virtuel idéal pour votre entreprise, voici quelques conseils judicieux de la part de nos experts en domiciliation commerciale.
Considérer les besoins de votre entreprise
Avant même de vous plonger dans la recherche de toutes les agences de domiciliation dans votre région, il est important de bien identifier les besoins de votre entreprise.
- Travaillez-vous majoritairement de la maison ?
- Est-ce que votre entreprise permet le télétravail à ses employés ?
- Allez-vous engager des pigistes ?
- Avez-vous un budget limité ?
- Est-ce que vous rencontrez vos clients et/ou vos partenaires généralement sur rendez-vous ?
Si vous avez répondu positivement à l’une de ces questions, il y a forte chance que le bureau virtuel soit une solution avantageuse pour vous. Un bureau virtuel est un ensemble de services comprenant une adresse professionnelle, le transfert de courrier, l’assistance en direct d’une réceptionniste, l’utilisation inclusive d’une salle de réunion, etc. Certains de ces services peuvent convenir à votre entreprise, alors que d’autres, moins.
L’avantage des bureaux virtuels, c’est principalement leur flexibilité. Il est important que vous gardiez cela à l’esprit lorsque vous choisissez un plan de bureau virtuel, et que vous choisissiez les services dont votre entreprise a réellement besoin. Vous pouvez toujours ajouter d’autres services au fur et à mesure qu’un nouveau besoin se présente.
Tout d’abord, déterminez les objectifs de votre entreprise et les outils nécessaires pour y parvenir. Par exemple, si vous souhaitez bâtir un réseau de clients fidèles pour votre entreprise, vous avez besoin d’outils qui visent un excellent service à la clientèle. Un service professionnel de réceptionniste est la solution pour y parvenir.
Par ailleurs, si vous dirigez une entreprise qui prospère grâce à des réunions, des présentations et des formations en personne, vous aurez probablement besoin d’un endroit avec un aménagement professionnel pour accueillir vos clients et vos partenaires d’affaires. Recherchez, dans ce cas, un bureau virtuel avec un accès inclusif à des salles de réunion entièrement équipées et avec du personnel sur place.
Rester fidèle à votre budget
Maintenant que vous avez identifié les besoins de votre entreprise, il faut établir un budget. Ceci est particulièrement important pour les PMEs et les startups, car ils ont généralement des ressources limitées.
En règle générale, ces bureaux sont abordables. Assurez-vous qu’un maximum de services est inclus dans votre forfait. Prenez en considération les points suivants: le coût total, ce qui est inclus dans le forfait et la crédibilité du fournisseur en question. Puisqu’il s’agit d’un milieu compétitif, les prix restent également compétitifs.
En fait, l’idée ici est de choisir les services virtuels adaptés à votre entreprise. Il peut être tentant de choisir l’option la moins chère, soit l’option de base, mais l’ajout de services à l’unité peut faire rapidement grimper la facture.
Par exemple, certains centres de domiciliation à Montréal proposent un service de boîte aux lettres privée à un prix de base. Pour chaque courrier que vous souhaitez suivre, ouvrir ou réexpédier, des frais de traitement et d’affranchissement s’appliquent. Cela signifie que si vous recevez beaucoup de courrier chaque mois, ce service peut vous revenir plus cher que si vous avez opté au départ pour un forfait à prix fixe.
Puisque les bureaux virtuels ont généralement des niveaux de tarification différents, assurez-vous de vérifier les divers services compris pour chaque niveau.
Choisir le bon emplacement
L’emplacement est un facteur prédominant dans le choix d’un bureau virtuel. Les bureaux virtuels situés loin des métropoles sont généralement plus abordables, alors que ceux ayant qui se trouvent dans des endroits achalandés et facilement accessibles sont parfois beaucoup plus dispendieux.
Il est donc parfois tentant de prioriser le prix, en supposant que l’emplacement a peu d’importance lorsqu’on travaille à distance. Erreur ! L’adresse commerciale contribue à l’image professionnelle de votre entreprise.
En fait, l’un des principaux avantages d’un bureau virtuel est l’adresse de l’entreprise. En fait, elle devient bien plus qu’une adresse postale : c’est le siège social de votre entreprise. L’adresse se trouve donc partout sur vos cartes de visite, sur votre site web, sur vos médias sociaux, etc.
Dans ce cas, doit-on choisir l’endroit le plus prestigieux de toute la ville ? Pas tout à fait. L’emplacement doit, en fait, refléter vraiment votre marque. Par exemple, si votre bassin de clientèle est large, ce serait intéressant de considérer un bureau dans le quartier Saint-Henri, un endroit particulièrement convoité par les jeunes familles, les professionnels et les entrepreneurs en raison de son accessibilité.
Les bonnes questions à se poser sont plutôt les suivantes : les clients peuvent-ils le trouver assez facilement ? Y a-t-il un stationnement ou des transports locaux ? Est-il proche de votre domicile ou à l’autre bout de la ville ? Pesez le pour et le contre avant de prendre votre décision.
En fait, il faut garder en tête que votre adresse professionnelle ne doit pas seulement être pratique pour vous, mais aussi pour vos clients. Si jamais vous devez rencontrer un client, un partenaire, un employeur actuel ou une nouvelle recrue, vous désirez les rencontrer dans un lieu officiel, facile d’accès pour tous.
Si vous avez déjà un siège social et vous désirez vous rapprocher d’une clientèle dans une autre ville, le bureau virtuel vous aidera également à développer votre entreprise, et ainsi conquérir différents marchés.
Avant de faire une demande de bureau virtuel, vous devez absolument vérifier si l’emplacement est facilement accessible et reconnaissable par vos clients. En cas de doute, domicilier son entreprise dans l’arrondissement le Sud-Ouest, particulièrement dans le quartier Saint-Henri, est certainement une sage décision, puisque celui-ci se démarque par sa grande accessibilité. On peut s’y rendre facilement en voiture, en transports en commun (stations de métro Lionel-Groulx et Place-Saint-Henri), et même en vélo (la piste cyclable au long du canal Lachine).
Miser sur des plans flexibles
Bien que l’emplacement du fournisseur de bureaux virtuels soit un critère de taille, il ne faut surtout pas négliger les plans offerts. Chacun d’eux offre des forfaits tout à fait uniques et extrêmement intéressants, mais il ne faut surtout pas tomber dans le piège du prix trop bas ou de la quantité de services offerts.
Par exemple, certains fournisseurs attirent de nouveaux clients avec des plans d’entrée de gamme très abordables, mais qui nécessitent des ajouts coûteux. D’autres proposent plutôt des plans qui comprennent une panoplie de services afin de faire gonfler le prix. Assurez-vous de vérifier les détails et de payer uniquement pour les services dont vous avez vraiment besoin.
Idéalement, votre bureau virtuel devrait être suffisamment flexible pour s’adapter et se développer avec votre entreprise. Après tout, les petites entreprises et les entreprises en croissance sont en constante évolution, et vous avez besoin d’un service qui peut s’adapter et évoluer avec votre entreprise.
Pensez à ce dont votre entreprise pourrait avoir besoin dans six mois, dans un an ou dans même cinq ans. Vous n’avez peut-être pas besoin d’une réceptionniste virtuelle pour le moment, mais le besoin se présentera peut-être à mesure que votre entreprise se développe.
Veiller à ce que les caractéristiques du service clientèle soient en adéquation avec votre entreprise
Le service à la clientèle est un élément essentiel de toute entreprise ; il est vital pour le succès de votre entreprise. Il faut donc veiller à ce que votre fournisseur de bureaux virtuels propose un système adéquat pour les clients.
Maintenant, réfléchissez au type d’assistance dont vos clients ont besoin et à la manière dont un bureau virtuel peut vous aider à y parvenir.
Par exemple, de nombreux bureaux virtuels proposent des services de réceptionnistes virtuels pour prendre en charge de vos appels entrants. Avez-vous besoin d’un service 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, ou d’un réceptionniste particulièrement compétent sur un certain sujet ? Si c’est le cas, une simple réceptionniste virtuelle pourrait ne pas suffire. En cas de doute, appelez le fournisseur et découvrez les compétences de leurs réceptionnistes.
Porter une attention particulière à l’apparence et au style de l’aménagement
Mis à part la qualité du service à la clientèle, vos clients accordent beaucoup d’importance à leur première impression. Étant donné que votre bureau virtuel représente l’image de votre entreprise, l’apparence et le style de celui-ci doivent s’enligner avec l’image professionnelle que vous désirez projeter. Ce n’est pas parce que vous travaillez à distance qu’il faut négliger le décor de votre bureau. Vous ne savez jamais quand le moment se présente où un client ou un partenaire désire vous rencontrer.
En fait, la manière dont vos bureaux virtuels sont décorés et le style qu’ils incarnent importent plus que vous ne le pensiez. Chaque entreprise a son propre style et vous devriez rechercher un espace de bureau virtuel décoré d’une manière qui convienne à votre entreprise et à votre marque. Si vous êtes une entreprise très sérieuse, recherchez une décoration sérieuse, sombre et traditionnelle pour mettre en valeur les clients en visite. Si votre marque désire plutôt afficher son côté convivial, voire ludique, vous voudrez peut-être un espace plus tendance ou plus décontracté.
Se renseigner sur les commodités
Vous devez non seulement vérifier les caractéristiques d’un bureau virtuel, mais aussi vous renseigner sur les équipements dont il dispose et de leur coût. Par exemple, certains espaces facturent pour accéder au WiFi, au service du renvoi d’appel et du traitement du courrier. Vaut donc mieux se renseigner pour éviter de mauvaises surprises !
De manière générale, les bureaux virtuels offrent plusieurs commodités aux propriétaires d’entreprises, notamment les suivantes :
- Service de réponse ou de renvoi d’appel
- Transfert de courrier
- Espace de repos / salle d’attente
- Espace de travail
- Salles de réunion
- Salle de conférence
- Service de réceptionniste
- Service d’impression
Bref, un bureau virtuel ne se résume pas uniquement à une boîte aux lettres, une imprimante ou une salle de conférence. Parfois, il y a aussi les avantages offerts à vous et à vos employés à titre de membres et clients précieux. Certains bureaux virtuels proposent des conférences et des formations, alors que d’autres ont embauché un comptable sur place pour vous donner des conseils gratuits. Certains peuvent même créer et gérer un site web pour vous ! Consultez les avantages offerts par chaque bureau virtuel à Montréal qui vous intéresse et voyez ce qui fonctionne le mieux pour votre entreprise.
Vérifier les équipements et la taille des salles de conférence
À un moment ou à un autre, vous allez devoir utiliser l’une des salles de conférence pour accueillir un client ou pour rencontrer un partenaire d’affaires potentiel. Avant de faire votre choix, vous voudriez visiter donc jeter un coup d’œil aux différentes installations avant de vous engager dans un espace de bureau, particulièrement les salles de conférence. De manière générale, une salle de conférence nécessite d’être suffisamment spacieux pour accommoder une grosse équipe, une caractéristique recherchée surtout si vous comptez y donner des formations à vos employés.
Un autre élément à ne pas négliger est sans aucun doute les équipements qui s’y trouvent. Ceux-ci doivent répondre à vos besoins, et de préférence, à la fine pointe de la technologie. Encore une fois, votre bureau virtuel représente votre image de marque ; de quoi aurez-vous l’air si vos clients vous voient manipuler un projecteur qui fonctionne avec un plateau à diapositives circulaire ? Au revoir votre crédibilité, bonjour le ridicule !
À part sa taille et son équipement, les salles de conférence privée doivent être élégamment décorées, afin d’impressionner les clients qui veulent vous rencontrer à « votre bureau ». Une table suffisamment grande avec des chaises de bureau confortable est un plus.
Bref…
En gardant ces huit points importants à l’esprit, vous pouvez facilement choisir le meilleur bureau virtuel à Montréal pour votre entreprise. Choisir un bureau virtuel, c’est bien plus que de se procurer une simple adresse où prendre son courrier professionnel. Il s’agit d’un lieu central, d’un lieu de rencontre et d’un endroit où vous pouvez vous connecter avec d’autres entreprises, même celles qui sont éloignées de votre région.
Pour vous aider à prendre une décision éclairée, Nuage B peut vous y aider. Situé au cœur du quartier Saint-Henri, dans un quartier branché à proximité de tout ce dont vous avez besoin pour faire croître votre entreprise, l’emplacement de Nuage B se démarque par sa grande accessibilité. Ce centre d’affaires vous offre la possibilité d’obtenir une adresse d’affaires prestigieuse à Montréal, en plus de nombreux services personnalisés pour vous apporter un soutien administratif hors pair et pour rehausser l’image de votre entreprise. Nuage B vous offre la possibilité de créer votre propre bureau virtuel correspondant à votre réalité d’affaires, alors contactez-nous sans plus tarder !
